Pastaraisiais metais vis garsiau kalbama apie tai, kad pasaulis juda link visiškai skaitmeninės dokumentų aplinkos. Įmonės diegia dokumentų valdymo sistemas (DVS), naudojasi elektroniniais parašais, o dauguma susirašinėjimo jau seniai vyksta el. paštu ar specialiose platformose.
Atrodytų, kad popieriaus poreikis turėtų nykti, o kartu su juo ir spausdintuvų svarba, tačiau realybė rodo visai ką kita: lazeriniai spausdintuvai vis dar išlieka neatsiejama biuro įranga. Kodėl taip yra ir kokią vietą jie užima šiandienos elektroninio dokumento eroje?
Dokumentai, kurie vis dar privalo būti popieriniai
Nors didžioji dalis procesų jau persikėlė į skaitmeninę erdvę, yra sričių, kuriose popierius išlieka būtinas.
- Teisiniai ir finansiniai dokumentai – sutartys, notarų patvirtinimai, teismo dokumentai dažnai privalo būti pateikti fizine forma.
- Valstybinės institucijos – dalis įstaigų, nors ir pereina prie e. paslaugų, vis dar reikalauja dokumentų originalų.
- Švietimas – diplomai, pažymėjimai ar sertifikatai dažnai įteikiami popieriuje.
- Sveikatos priežiūra – medicininės pažymos, receptai kai kuriose gydymo įstaigose vis dar spausdinami.
Tai reiškia, kad visiškas popieriaus atsisakymas dar nėra įmanomas, todėl spausdintuvai išlieka reikalingi.
Kodėl būtent lazeriniai spausdintuvai?
Spausdintuvų technologijų yra įvairių – rašaliniai, termo, 3D spausdintuvai. Visgi biurų aplinkoje dominuoja būtent lazeriniai spausdintuvai. To priežastys akivaizdžios.
- Sparta. Lazeriniai spausdintuvai per minutę gali išspausdinti kelias dešimtis puslapių, todėl tinka įmonėms, kuriose dokumentų srautai dideli.
- Kokybė. Tekstai ir grafikai atspausdinami itin aiškiai, be išsiliejimų.
- Patikimumas. Šie spausdintuvai reikalauja mažiau priežiūros, lyginant su rašaliniais.
- Mažesnė kaina puslapiui. Nors įranga brangesnė, ilgalaikės spausdinimo išlaidos dažniausiai mažesnės.
Tai paaiškina, kodėl net ir šiandien, kai dokumentai keliauja el. paštu ar saugomi debesyje, lazeriniai spausdintuvai išlieka aktualūs.
Lazeriniai spausdintuvai – tvarumo dalis
Įmonės neretai baiminasi, kad spausdinti popierių nėra ekologiška. Visgi naujausi lazerinių spausdintuvų modeliai siūlo sprendimus, kurie leidžia suderinti spausdinimo poreikius su tvarumu.
- Automatinis dvipusis spausdinimas mažina popieriaus sąnaudas.
- Energijos taupymo režimai leidžia sumažinti elektros suvartojimą.
- Perdirbamos kasetės užtikrina mažesnį plastiko atliekų kiekį.
Tokiu būdu įmonės gali spausdinti tik tiek, kiek būtina, o technologija leidžia sumažinti poveikį aplinkai.
Lietuvos įmonių realybė
Lietuvoje matyti įdomi tendencija: nors DVS sistemos diegiamos vis aktyviau, lazeriniai spausdintuvai iš biurų nedingo. Ypač jie reikalingi sektoriuose, kur svarbus dokumentų patikimumas.
- advokatų kontorose;
- apskaitos ir audito įmonėse;
- valstybinėse institucijose;
- gamybos įmonėse, kur privaloma turėti spausdintas instrukcijas ar sertifikatus.
Be to, spausdintuvų nuomos paslauga leidžia įmonėms naudotis moderniais lazeriniais modeliais be didelių pradinių investicijų.
Elektroninių dokumentų era
Ilgainiui, tikėtina, kad popieriaus poreikis mažės. Elektroniniai parašai, e. sąskaitos, e. archyvai tampa vis patogesni ir vis dažniau naudojami. Vis dėlto, kol egzistuoja teisiniai ir kultūriniai barjerai, popierius bus reikalingas.
Ekspertai prognozuoja, kad iki 2035 metų spausdintuvų naudojimas biuruose gali sumažėti perpus, tačiau jie visiškai nepranyks. Lazeriniai spausdintuvai tiesiog taps nišiniais, bet būtinais įrenginiais tam tikruose procesuose.
Nors gyvename elektroninio dokumento eroje, lazeriniai spausdintuvai vis dar yra būtini. Jie užtikrina greitą ir patikimą dokumentų spausdinimą, kuris padeda įgyvendinti teisinius reikalavimus, o kartu – modernėja ir tampa draugiškesni aplinkai.
Galima sakyti, kad artimiausiais metais lazeriniai spausdintuvai nebus pagrindinis biuro simbolis, tačiau jie išliks tyliai reikalinga pagalba, kai tik prireikia fizinio dokumento.