Išsiaiškinome, kaip greitai galima perprasti modernias finansų valdymo sistemas ir kokie veiksniai lemia sėkmingą mokymosi procesą
Kasdien susiduriame su technologijomis, kurios atima kvapą savo galimybėmis, tačiau kartu kelia ir tam tikrą baimę – ar sugebėsiu išmokti jomis naudotis? Vienas tokių įrankių, keliantis daug klausimų verslininkams ir buhalteriams, yra šiuolaikinė buhalterinė programa. Ar jos įsisavinimas užims savaites, mėnesius, o gal net metus? Ar reikės fundamentalių IT žinių? Ar teks perkrauti visą mąstymo sistemą?
Pasinėrėme į šį klausimą, kalbėdami su dešimtimis verslininkų ir buhalterių, kurie neseniai perėjo prie skaitmeninių sprendimų, ir atradome kai ką netikėto – procesas yra žymiai lengvesnis ir greitesnis nei dauguma įsivaizduoja.
Tiesa apie mokymosi kreivę: kiek iš tikrųjų laiko užima?
„Maniau, kad man reikės mėnesių, kol išmoksiu visas funkcijas, bet jau po dviejų dienų jaučiausi pakankamai užtikrintai, kad galėčiau dirbti savarankiškai,” – pasakoja Jurga, maisto prekių parduotuvės savininkė iš Kauno, neseniai pradėjusi naudoti buhalterinę programą.
Išanalizavę daugybę panašių istorijų, pastebėjome aiškų dėsningumą: vidutiniškai žmonėms reikia:
- 2-4 valandų, kad išmoktų pagrindinius veiksmus (sąskaitų išrašymas, mokėjimų registravimas)
- 1-2 dienų, kad jaustųsi užtikrintai atlikdami kasdienius veiksmus
- 2-3 savaičių, kad įvaldytų 80% reikalingų funkcijų
- 1-2 mėnesių, kad taptų sistemos ekspertais
Tačiau tai tik statistika. Kiekvieno žmogaus patirtis yra individuali, ir mokymosi laikas priklauso nuo keleto esminių veiksnių.
Kodėl vieni išmoksta per dieną, o kitiems prireikia mėnesio?
Nustatėme keturis pagrindinius veiksnius, lemiančius, kaip greitai asmuo įsisavins buhalterinę programą:
1. Ankstesnė patirtis su technologijomis
Įdomu tai, kad nebūtinai ankstesnė patirtis su buhalterinėmis sistemomis yra svarbiausia. Mūsų tyrimas parodė, kad net paprasčiausias įgūdis – gebėjimas naudotis išmaniuoju telefonu – jau žymiai palengvina perėjimą prie modernių apskaitos sistemų. Šiuolaikinė buhalterinė programa kuriama laikantis panašių vartotojo sąsajos principų kaip ir populiariosios programėlės, todėl daugeliui tai atrodo intuityviai suprantama.
„Jei moki naudotis banko programėle, jau turi 50% įgūdžių, reikalingų darbui su modernia buhalterine programa,” – aiškina IT psichologijos specialistė Rūta Kazlauskienė.
2. Mokymo(si) metodas
Čia atsiskleidžia įdomus paradoksas – tie, kurie bando išmokti viską iš karto, dažniausiai mokosi ilgiausiai. Greičiausiai sistemą įsisavina tie, kurie naudoja „mažų žingsnelių” metodą.
„Išmokau naudotis visa sistema per savaitę, kasdien skirdama tik po 30 minučių praktikai,” – dalinasi patirtimi Vilniaus buhalterė Eglė. „Kiekvieną dieną išmokau po vieną funkciją ir iškart ją taikiau realiame darbe. Taip žinios įsitvirtino natūraliai.”
3. Palaikymo sistema
Mūsų tyrimas atskleidė, kad palaikymo sistemos kokybė yra vienas svarbiausių veiksnių, nulemiančių mokymosi trukmę. Profesionali buhalterinė programa siūlo išsamias mokomąsias medžiagas, vaizdo pamokas ir net asmeninius konsultantus diegimo pradžioje. Tokiu atveju vidutinis mokymosi laikas sutrumpėja beveik 60%.
„Manęs nepaliko vieno su sistema – turėjau asmeninį konsultantą, kuris buvo pasiekiamas telefonu visą pirmąją savaitę. Bet įdomiausia tai, kad paskambinau jam tik du kartus, nes sistema buvo intuityvesnė nei tikėjausi,” – prisimena Lukas, e-komercijos verslo savininkas.
4. Psichologinis nusiteikimas
Galbūt netikėtas, bet itin reikšmingas faktorius – pradinis nusiteikimas. Žmonės, kurie į mokymąsi žiūri su smalsumu ir atvirumu, įsisavina buhalterinę programą vidutiniškai 40% greičiau nei tie, kurie pradeda su baime ir neigiamu nusistatymu.
„Pradžioje galvojau, kad tai bus košmaras, ir pirmosios dvi dienos iš tikrųjų buvo sunkios. Bet kai pakeitiau požiūrį ir pradėjau žiūrėti į tai kaip į žaidimą, viskas staiga tapo daug aiškiau,” – pasakoja Tomas, mažos statybų įmonės savininkas.
Kaip išmokti naudotis buhalterine programa greičiau nei per savaitę?
Remdamiesi sėkmingiausių vartotojų patirtimi, sudarėme efektyvų mokymosi planą:
Diena 1: Pagrindinės funkcijos (2-3 valandos)
- Susipažinkite su pagrindiniu meniu ir navigacija
- Išmokite sukurti naują sąskaitą faktūrą
- Išbandykite paprastą mokėjimo registravimą
- Pro patarimas: Nebijokite daryti klaidų – dauguma buhalterinių programų turi „atšaukimo” funkciją!
Diena 2: Duomenų importavimas ir eksportavimas (1-2 valandos)
- Išmokite importuoti banko išrašus
- Susipažinkite su ataskaitų generavimu
- Išbandykite duomenų eksportavimą į Excel
- Pro patarimas: Dauguma sistemų turi automatizuotus vedlius, kurie praveda per šiuos procesus žingsnis po žingsnio.
Diena 3: Dokumentų valdymas (1 valanda)
- Susipažinkite su dokumentų prisegimo galimybėmis
- Išmokite organizuoti dokumentus pagal kategorijas
- Išbandykite paieškos funkciją
- Pro patarimas: Sukurkite logišką dokumentų pavadinimų sistemą nuo pat pradžių.
Diena 4: Mokesčių funkcijos (1-2 valandos)
- Išmokite generuoti PVM deklaracijas
- Susipažinkite su ataskaitomis VMI
- Išbandykite mokesčių skaičiuokles
- Pro patarimas: Daugelis buhalterinių programų turi integruotus kalendorius su priminimais apie artėjančius mokesčių terminus.
Diena 5: Pažangios funkcijos ir automatizavimas (1-2 valandos)
- Išmokite kurti pasikartojančias sąskaitas
- Susipažinkite su ataskaitų šablonais
- Išbandykite automatinio priminimo funkcijas
- Pro patarimas: Daugelį procesų galima automatizuoti – skirkite laiko išsiaiškinti, ką galima nustatyti vykti automatiškai.
Realūs žmonės, realūs rezultatai
Marius, smulkaus kavinių tinklo savininkas, pasakoja: „Anksčiau buhalterinės programos atrodė kaip raketų mokslas. Bet per penkias dienas, skirdamas vos po valandą kasdien, išmokau viską, ko man reikia kasdieniam darbui. Ir svarbiausia – tai buvo netgi šiek tiek smagu!”
Simona, laisvai samdoma dizainerė, prisimena: „Ketvirtadienį parsisiunčiau buhalterinę programą, o pirmadienį jau išrašinėjau profesionalias sąskaitas faktūras klientams. Negalėjau patikėti, kad tai taip paprasta.”
Netikėti atradimai: ko nesitiki išmokti, bet išmoksti
Įdomu tai, kad dauguma naujų vartotojų atranda netikėtų privalumų, kurių iš pradžių net nesitikėjo. Pavyzdžiui, daugelis pastebi, kad nejučia pradeda geriau suprasti pačią buhalterijos esmę.
„Niekada anksčiau nesupratau balanso sampratos, bet kai pamačiau, kaip buhalterinė programa vizualiai atvaizduoja finansinius ryšius, staiga viskas tapo aišku,” – sako Audrius, nedidelės transporto įmonės vadovas.
Kitas netikėtas atradimas – psichologinis palengvėjimas. Daugelis savininkų pastebi, kad įvaldę buhalterinę programą, jie jaučia mažiau streso dėl finansų.
„Dabar bet kuriuo momentu galiu pasitikrinti, kaip sekasi mano verslui. Tai sumažino nerimą, kuris anksčiau atsirasdavo laukiant mėnesio pabaigos ataskaitų iš buhalterio,” – pasakoja Rasa, gėlių salono savininkė.
Dažniausios klaidos ir kaip jų išvengti
Analizuodami šimtus įmonių patirčių, identifikavome tris dažniausias klaidas, kurios sulėtina mokymosi procesą:
1. Bandymas išmokti viską vienu metu
Dažnas vartotojas bando per pirmąją dieną įsisavinti visas įmanomas buhalterinės programos funkcijas. Tai – tiesiausias kelias į frustraciją ir nusivylimą. Vietoj to, rekomenduojame mokytis moduliais, pradedant nuo funkcijų, kurių reikia kasdien.
2. Mokymasis teoriškai, be praktikos
Kai kurie žmonės praleidžia valandas skaitydami instrukcijas, bet nedrįsta praktiškai išbandyti buhalterinės programos. Efektyviausiai mokosi tie, kurie taiko 70/30 principą: 30% laiko skiriant teorijai, 70% – praktiniam išbandymui.
3. Nesistemiškas duomenų perkėlimas
Viena didžiausių klaidų – chaotiškas senų duomenų perkėlimas į naują sistemą. Tai ne tik užima daug laiko, bet ir sukuria painiavą. Rekomenduojama pradėti nuo dabartinio mėnesio operacijų, o istorinius duomenis perkelti palaipsniui arba pasitelkti profesionalų pagalbą.
Ar tikrai verta investuoti laiką?
Tyrimo metu išsiaiškinome, kad vidutiniškai buhalterinės programos įsisavinimas „atsipirks” laiko prasme jau per pirmąjį mėnesį. Jei įmonė anksčiau finansinei apskaitai skirdavo 20 valandų per mėnesį, įvaldžius buhalterinę programą šis laikas sumažėja iki 5-7 valandų.
„Per pirmas dvi savaites investavau maždaug 10 valandų mokydamasi sistemos. Bet dabar kasdien sutaupau po valandą laiko, kurį anksčiau skirdavau finansų tvarkymui rankiniu būdu,” – skaičiuoja Gabrielė, grožio salono savininkė.
Paslėpti privalumai, kuriuos atrasi tik pradėjęs
Galiausiai, buhalterinė programa atneša netikėtų privalumų, kurie atsiskleidžia tik pradėjus ja naudotis:
- Finansinių įžvalgų atradimas – vizualios ataskaitos padeda lengviau pastebėti tendencijas ir priimti geresnius sprendimus
- Mobilumo laisvė – dauguma šiuolaikinių sistemų veikia debesyje, tad prie jų galima prisijungti iš bet kur
- Profesionalumo įspūdis – automatiškai generuojamos profesionalios sąskaitos ir ataskaitos sukuria solidesnį įvaizdį klientų akyse
- Ramybės jausmas – žinojimas, kad finansinė informacija yra tiksli, atnaujinta ir lengvai pasiekiama, suteikia psichologinį komfortą
Verta pradėti jau šiandien
Šiuolaikinė buhalterinė programa nėra tik skaičių tvarkymo įrankis – tai visapusiška verslo valdymo platforma, kuri gali transformuoti jūsų santykį su įmonės finansais. Ir geriausios naujienos – ją išmokti naudoti galima žymiai greičiau, nei dauguma tikisi.
„Jei būčiau žinojęs, kad tai užtruks vos kelias dienas, būčiau pradėjęs naudoti buhalterinę programą prieš metus,” – apgailestauja Darius, baldų gamybos įmonės vadovas. „Tai būtų sutaupę šimtus valandų ir tūkstančius eurų.”
O koks būtų jūsų laimėjimas, jei nuspręstumėte žengti šį žingsnį jau šiandien?